Datenschutzerklärung

Stand: August 2026 · gilt für die Anwendung „Lara" der Adfire Consulting GmbH

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzerinnen und Nutzer dieser Anwendung ist:

Adfire Consulting GmbH
Kiem-Pauli-Straße 12, 84036 Landshut, Deutschland
E-Mail: info@adfire-consulting.de

Wichtige Abgrenzung (Auftragsverarbeitung): Lara liest und verarbeitet im Auftrag unserer Kunden Inhalte und Metadaten der freigegebenen E-Mail-Postfächer des Kunden. Diese E-Mails können personenbezogene Daten der Kommunikationspartner des Kunden (z. B. dessen Kunden und Lieferanten) enthalten. Für diese Verarbeitung ist der Kunde der Verantwortliche und die Adfire Consulting GmbH Auftragsverarbeiterin; es gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Die vorliegende Erklärung betrifft die Daten, die wir als Verantwortliche über die Nutzer der Anwendung selbst verarbeiten.

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen einer Bestellpflicht (insbesondere § 38 BDSG) nicht vorliegen. Für Anfragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@adfire-consulting.de.

3. Welche Daten wir verarbeiten und wozu

a) Zugangs- und Nutzerdaten

Bei der Einrichtung und Nutzung des Zugangs verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Rechte, optional Telefonnummer und Profilbild, sowie Authentifizierungsdaten (Passwort-Hash, Sitzungs-Token). Zweck: Bereitstellung des Zugangs, Rechteverwaltung, Sicherheit. Der Zugang ist ausschließlich per Einladung möglich (kein öffentliches Registrieren).

b) Protokoll- und Nutzungsdaten

Zur Nachvollziehbarkeit und zur Sicherheit protokollieren wir Aktionen in der Anwendung (Audit-Log: wer hat wann was geändert oder freigegeben — einschließlich KI-Entscheidungen mit Begründung), technische Ereignisse und Fehler. Server-Logfiles des Hostings (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource) fallen technisch bedingt an.

c) Postfach- und Fachdaten

Im Rahmen der Postfach-Assistenz werden E-Mail-Inhalte und -Metadaten der vom Kunden freigegebenen Microsoft-365-Postfächer gelesen und verarbeitet: Lara triagiert eingehende E-Mails, erstellt Antwort- und Angebots-Entwürfe (Lara versendet niemals selbstständig E-Mails), erzeugt Angebots-PDFs sowie optional Termin-Vorschläge und Zusammenfassungen. Daneben werden vom Kunden hinterlegte Preislisten und Wissensbasis-Einträge verarbeitet. Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag des Kunden (siehe AVV).

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vertragsanbahnung): Bereitstellung und Nutzung der Anwendung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Aufbewahrung von Rechnungs- und Vertragsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, technischer Betrieb, Fehlerdiagnose, Nachvollziehbarkeit.

5. Empfänger und eingesetzte Auftragsverarbeiter

Wir setzen zur Erbringung des Dienstes sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Mit ihnen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung findet, wo immer möglich, in der Europäischen Union statt:

Microsoft 365: Der Zugriff auf die Postfächer erfolgt über eine vom Kunden selbst angelegte App-Registrierung in dessen eigenem Microsoft-365-Mandanten. Microsoft ist insoweit Auftragsverarbeiter des Kunden (auf Grundlage des Vertrags zwischen Kunde und Microsoft), nicht der Adfire Consulting GmbH. Der Zugriff ist per Exchange ApplicationAccessPolicy auf die vom Kunden freigegebenen Postfächer begrenzt.

Eine jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter für die Auftragsverarbeitung im Kundenkontext ist Bestandteil des AVV.

6. Drittlandübermittlung

Soweit Daten an Dienstleister mit Sitz außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden (siehe Anthropic, Resend sowie ggf. die US-Muttergesellschaft von Vercel), erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und – soweit einschlägig – des EU-U.S. Data Privacy Framework. Kopien bzw. Nachweise der Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

7. Speicherdauer

Zugangsdaten speichern wir für die Dauer des Nutzungsverhältnisses. Die im Auftrag des Kunden verarbeiteten Postfach-Daten werden nach den Regelungen des AVV gelöscht: bei Vertragsende binnen 30 Tagen, Sicherungskopien (Backups) spätestens nach weiteren 35 Tagen. Rechnungs- und Vertragsunterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden für die gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Im Übrigen löschen wir Daten, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

8. Cookies und lokale Speicherung

Lara verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung, die für Anmeldung und Sitzung erforderlich sind. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt und keine Nutzungsprofile zu Werbezwecken gebildet.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21).

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an michael@adfire-consulting.de. Soweit Ihre Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet werden (z. B. als Kommunikationspartner eines Lara-Kunden), richten Sie Ihr Anliegen bitte an diesen Verantwortlichen; wir unterstützen ihn dabei.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig für die Adfire Consulting GmbH (Sitz in Bayern) ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Diese Fassung ist ein sorgfältig erstellter Entwurf und ersetzt keine Rechtsberatung.